Officemanager Marieke

Sinds wanneer werk je bij Home Instead?

In 2015 ben ik begonnen bij Home Instead als administratief ondersteuner. Daarna ben ik het office management gaan doen, dit doe ik inmiddels 3 jaar. De administratie is een team van 4 mensen. Wij zijn verantwoordelijk voor alle front én backoffice. Van start tot eindigen, alles gaat langs ons. Telefoontjes, contracten, rekeningen, indicaties. Het is belangrijk om de juiste indicaties te hebben zodat de zorg wordt uitbetaald en de rekeningen kunnen worden verstuurd. We werken met WLZ, PGB, ZVG, WMO en particuliere klanten. Ik houd alle ontwikkelingen en codes bij. Ook alles van de medewerkers gaat langs ons. We doen geen HR taken maar betalen wel de salarissen uit en registreren de gewerkte uren. Ik ben eindverantwoordelijk en voer ook een deel van de taken uit. Er gebeurt hier weinig wat wij niet hebben gezien. We blijven up to date en zijn dynamisch.

Wat doe jij tijdens een werkdag bij Home Instead?

Voor een gedeelte van de dag weet ik wat ik die dag ga doen. Op maandagochtend moeten we bijvoorbeeld bij alle medewerkers alle uren nalopen. Na 12 uur kan ik correcties doorvoeren. Elke dag lees ik ook alle nieuwe indicaties in. Naast de vaste taken krijg ik ook veel telefoontjes, vragen, ziekmeldingen. Ik verwerk de vakantie uren en doe maandelijks de betalingen. Het komt wel eens voor dat ik denk: ik moet het kwartaal nog afsluiten. Tussendoor komt er altijd wel wat. De dynamiek is wat het leuk maakt, je bent echt onderdeel van het grotere geheel. Ik zit overal met twee vingers en tien tenen in, alles raakt elkaar. Wij zijn de fundering van de klantteams, we hebben met iedereen contact. Klanten zelf zien we niet maar hebben we soms wel aan de telefoon. Ik heb een vast kantoor, we zitten met het team verdeeld over 2 kamers. Ik zit met één collega samen op een kamer. Met CAREGivers hebben we ook contact, bijvoorbeeld over de kilometer registratie of het uitleggen van de loonstrook of jaaropgave.

Waar geniet je van tijdens je werk?

Home Instead is een prettige organisatie, we voegen echt iets toe. Ik voel mij onderdeel van het geheel. Dat maakt het in principe al fantastisch. Daarbij heb ik hele leuke collega’s en het werk is gewoon nooit hetzelfde. Iedere dag is een verrassing. We werken heel hard en er is tijd voor ontlading en gekkigheid. Jaarlijks is er een personeelsfeest met iedereen, dat is hartstikke leuk. We gaan samen uit ons dak. Als we een dag hard gewerkt hebben dan zegt er altijd wel een collega: Kom, even een kop koffie doen. In de zomer eten we wel eens een ijsje samen, dat doen we dan echt met zijn allen. Het voelt als één team. We gaan samen voor hetzelfde. Als er op vrijdag nog een nieuwe klant komt aan het einde van de dag dan gaan we er met zijn allen voor om het nog net te regelen voor het weekend. Dat dat dan lukt geeft echt een kick.

Als er op vrijdag nog een nieuwe klant komt aan het einde van de dag dan gaan we er met zijn allen voor om het nog net te regelen voor het weekend. Dat dat dan lukt geeft echt een kick. 

Ik houd van de blije klanten, familie die zegt: Wat fijn dat jullie er zijn geweest voor mijn vader. Dat is toch een feestje, daar kom ik iedere dag weer blij van op mijn werk.

Als de zorg goed geregeld is door het team ben ik trots op onze organisatie. Als de indicatie binnen is, als alles op tijd is en mensen weten waar ze aan toe zijn. Als team administratie krijgen we echt wat voor elkaar. Een collega moet bij ons het gevoel hebben: als we het bij de administratie leggen komt het goed. Dan kunnen zij ook doen wat het beste is: de meeste aandacht geven aan goede zorg voor de klant.

Wat heb je meegemaakt en zal je nooit meer vergeten?

Heel veel. Sommige telefoontjes zijn heel grappig, we zijn namelijk het eerste aanspreekpunt. Een deel van onze klanten zijn dementerend. We hadden bijvoorbeeld een klant die altijd met zijn volledige naam en adres opnam, dan zeiden wij: Hallo meneer Jansen. Hij reageerde dat steevast met volle verbazing: Hoe weet u mijn naam?

Ook bellen er klanten omdat de televisie het niet meer doet. En er was een klant die graag per pin wilde betalen, want dan zien we elkaar een keer. Dat was zo leuk, dat hebben we gelijk georganiseerd met het team. De klant kwam samen met de CAREGiver op kantoor een kopje koffie drinken. Ontzettend leuk.

En er was een klant die graag per pin wilde betalen, want dan zien we elkaar een keer. Dat was zo leuk, dat hebben we gelijk georganiseerd met het team.

Het leukste vind ik als we de lastige puzzels oplossen met elkaar. Hoe leveren we de zorg zo dat het voor de klant goed uitpakt. We hadden bijvoorbeeld een terminale klant die meer zorg nodig had. Dan bellen we het zorgkantoor met een goede onderbouwing voor meer zorg. Dan kunnen we die mevrouw in de laatste fase van haar leven nabijheid bieden. Als iedereen er voor gaat en meedenkt in oplossingen blijkt het systeem meestal toch mee te willen werken. Ik werk graag samen met het zorgkantoor. Als je bereid bent om een half uur meer te besteden dan maakt dat toch het verschil voor die ene klant. Daar doe ik het voor.

Wat doe je naast je werk?

Ik ben moeder van twee kinderen van 19 en 20. In ons gezin hebben we twee honden, daar ga ik graag mee wandelen. Lekker eruit, wandelen langs de dijk in Grave waar ik vlakbij woon. Ik houd van lezen, hoe enger hoe beter. Soms zijn de thrillers zo eng dat ik denk: die lees ik overdag wel uit.

Ik ben getrouwd met een reisfanaat, hij reist graag naar de middle of nowhere in de natuur. Ik vind alles wel prima maar 10 dagen van huis weg is echt genoeg voor mij. Een prototype huismuts, al zeg ik het zelf. We wisselen de kampeervakantie dan ook af met een luxe hotel, dan is iedereen blij. Mijn familie woont in Engeland, daar gaan we 2 of 3 keer jaar heen voor een weekendje. Met vriendinnen ga ik graag naar concerten en festivals. Denk aan Ed Sheeran, Pinkpop en dit jaar naar Lenny Kravitz en Pearl Jam.

Als mensen mijn huis binnen komen moeten ze altijd lachen, ik ben gek op kitsch. Er staan gekke Mariabeeldjes in huis en ik heb een Mona Lisa van ministeck. Als er brand uitbreekt red ik dat ding. Helaas moet ik het beperken tot de hal en toilet van mijn man met kitsch. Uren struin ik over rommelmarkten en vind dan bijvoorbeeld een kopje van Maria of Lourdes. Fantastisch. Als andere mensen het lelijk vinden vind ik het meestal mooi.